Toutes concernées par la transformation digitale actuelle, les entreprises doivent plus que jamais gagner en efficacité pour rester compétitives. C’est dans ce but que de nombreux outils collaboratifs en ligne ont vu le jour. Que ce soit pour améliorer la fluidité du travail d’équipe en interne ou pour mieux collaborer avec un freelance, ces plateformes collaboratives sont devenues de réels alliés de productivité. Afin de vous aider à optimiser vos processus et à maintenir une longueur d’avance sur la concurrence, nous vous présentons nos 7 outils collaboratifs préférés, à adopter sans tarder.
Outils collaboratifs en ligne : définition et avantages
Les outils collaboratifs sont des logiciels numériques qui permettent de centraliser l’information dans le but de booster la productivité d’une équipe de travail. Vous l’aurez peut-être remarqué, ils sont de plus en plus nombreux sur le marché depuis quelques années. Et pour cause ! Avec l’avènement du télétravail, ils répondent à un réel besoin : favoriser une meilleure communication malgré la distance et collaborer plus efficacement.
Pour la plupart accessibles à faibles coûts, voire gratuits, ils ont su prendre leur place dans nos habitudes de travail. Ainsi, les entreprises les utilisent principalement pour partager toute sorte de document, simplifier la communication au sein de leurs équipes et faciliter la gestion de projets collaboratifs. Mais les outils collaboratifs en ligne sont également devenus indispensables pour optimiser vos collaborations avec des freelances. Ils vous permettent ainsi d’assurer un meilleur suivi de l’avancée des missions en cours.
Que ce soit pour l’efficacité d’une équipe en interne, ou pour collaborer sereinement avec un prestataire extérieur, comme un office manager, ces outils de travail collaboratifs possèdent plusieurs avantages, parmi lesquels :
- l’accès en temps réel à toutes les informations partagées ;
- une diminution du risque de passer à côté d’une information importante ;
- l’occasion de tirer profit de l’intelligence collective ;
- un besoin moins important de réunions physiques et une certaine liberté géographique ;
- plus d’efficacité et de productivité pour accélérer la croissance de l’entreprise.
Les 7 meilleurs outils collaboratifs en ligne en 2024 (selon notre équipe)
Google Drive, le Cloud du géant américain
Cette plateforme de stockage collaboratif est un indispensable pour partager des documents ou des fichiers entre collaborateurs d’une même entreprise ou avec un freelance. Google Drive reste d’ailleurs un de nos outils collaboratifs en ligne favoris grâce à sa facilité d’utilisation et ses différentes fonctionnalités : modifications de fichiers en temps réel, accès simultané aux documents, ajout de commentaires, etc.
De plus, vous pouvez compléter cette plateforme de stockage avec les autres services Google Workspace pour encore plus d’efficacité (consultez vos mails professionnels avec Gmail, organisez et partagez votre journée avec Google Agenda, planifiez une visioconférence en quelques clics grâce à Google Meet).
Cas d’usage :
- Partager des documents relatifs à une mission freelance.
- Créer et partager un tableau récapitulatif du temps de travail pour éviter les surprises à la fin de la mission.
- Créer un tableau de bord pour suivre l’avancée des projets en cours.
Notion, l’outil collaboratif en ligne le plus personnalisable
Si vous ne le connaissez pas encore, nous vous conseillons fortement de le tester ! En effet, Notion est une plateforme collaborative très complète. Elle vous permet non seulement de stocker et partager des fichiers, mais aussi d’éditer un texte, de créer un tableau de bord, de gérer vos projets, de créer une base de données… et bien plus encore ! Si son fonctionnement peut paraître un peu déroutant au début, car totalement modulable, vous ne pourrez rapidement plus vous en passer. Idéal pour le travail collaboratif, vous pouvez apporter des modifications à votre espace en temps réel et ainsi augmenter la productivité de votre équipe.
Cas d’usage :
- Créer un dossier de suivi pour chaque client ou chaque prestataire.
- Alimenter, organiser et planifier un calendrier éditorial.
- Suivre l’avancée de chaque projet d’équipe grâce à un tableau de bord complet et l’attribution des tâches individuelles.
Monday.com, pour simplifier la gestion de projet
Monday.com est un outil collaboratif en ligne très efficace pour la gestion de projet et la gestion des tâches. Son interface personnalisable est assez simple à prendre en main. L’application vous propose plusieurs types d’affichage pour avoir une vue d’ensemble de vos projets. Ainsi qu’une vue plus détaillée des tâches, de leur attribution et de leur avancée. Monday.com facilite aussi fortement la communication entre les équipes ou avec les prestataires extérieurs.
Cas d’usage :
- Créer des automatisations pour augmenter votre efficacité dans la gestion de projet.
- Visualiser la progression d’un projet grâce à des tableaux de bord personnalisés.
- Partager des fichiers instantanément à toute votre équipe.
Microsoft Teams, un outil de communication, mais pas que
Microsoft Teams permet principalement une meilleure communication au sein de vos équipes grâce à ses services de messagerie instantanée et de visioconférence. Mais l’application propose aussi d’autres fonctionnalités pour le travail collaboratif. Notamment le partage de fichiers et l’édition simultanée des documents en temps réel.
Cas d’usage :
- Démarrer une réunion instantanée même en télétravail.
- Communiquer rapidement une information urgente à ses collègues via le chat.
Dropbox, pour le stockage de fichiers et de photos
Dropbox est un outil collaboratif qui vous permet de stocker vos documents sur le Cloud de manière totalement sécurisée. Avec un accès partagé, vous pouvez transmettre des fichiers instantanément à des collaborateurs internes ou externes à l’entreprise. En outre, vous n’avez pas besoin de créer un compte Dropbox pour simplement consulter et télécharger des documents.
Par ailleurs, l’éditeur Dropbox Paper vient désormais compléter les services de l’outil. À la manière de Google Drive, cette application permet de créer des documents à partir de modèles et de les partager.
Cas d’usage :
- Partage de fichiers avec un freelance pour sa mission.
- Signer et envoyer un contrat.
- Éviter l’envoi de mails pour les fichiers volumineux.
Trello, l’outil de gestion de projet le plus intuitif
Très facile à prendre en main, vous créez un tableau par projet, puis différentes cartes pour chaque tâche associée. L’affichage très visuel de Trello et son système de glisser-déposer permettent ainsi de rapidement mettre à jour l’avancée du projet. Idéal pour la gestion d’une activité freelance. Mais ce n’est pas tout ! Si vous l’utilisez en équipe, vous pouvez aussi ajouter des commentaires ou des checklists, épingler des pièces jointes, ou encore de configurer des rappels de dates d’échéances.
Cas d’usage :
- Gérer le suivi d’une collaboration avec un freelance, étape par étape.
- Planifier son calendrier éditorial pour toujours savoir où vous en êtes dans la gestion de vos réseaux sociaux, de votre blog ou de votre newsletter.
Box, la plateforme de gestion de contenu ultra-sécurisée
Box est un outil collaboratif en ligne dans le même esprit que Dropbox. Entièrement conçu pour les entreprises, il propose des contrôles de sécurité avancés pour protéger vos contenus sensibles. Parmi ses fonctionnalités principales, on retrouve le partage de fichiers, la création et la modification de documents collaboratifs, ainsi que la signature électronique.
Cas d’usage :
- Créer une carte mentale en équipe et en temps réel.
- Faire signer un contrat de vente à un nouveau client.
- Attribuer des tâches aux différents collaborateurs d’un projet.
Bonus : Slack
Très populaire auprès d’entreprises de toutes tailles, Slack est avant tout une plateforme d’échanges. Son service de messagerie instantanée permet de simplifier la communication quotidienne au sein de vos équipes. En plus de conversations entre deux personnes, vous pouvez aussi créer différents canaux de communication selon vos projets en cours. En outre, Slack propose aussi le partage de documents et les appels audio et vidéo pour encore plus d’efficacité au quotidien.
Cas d’usage :
- Envoyer des messages instantanés pour éviter de saturer les boîtes mails.
- Communiquer avec son équipe depuis n’importe où à travers un canal dédié.
- Partager rapidement un document pour validation auprès de plusieurs collaborateurs.
Comment choisir les plateformes collaboratives qu’il vous faut ?
Les critères de choix
Vous connaissez maintenant nos outils collaboratifs en ligne préférés. Mais peut-être vous demandez-vous encore comment faire votre choix parmi ces 7 propositions ? Que vous soyez une grande entreprise, une start-up ou même un freelance, trois critères principaux sont à prendre en compte :
- les fonctionnalités de l’outil : travail collaboratif, communication, gestion de projet, définissez vos besoins réels pour choisir l’outil le plus adapté ;
- la facilité d’utilisation : plus vite vous aurez pris en main ce nouvel outil, plus vite vous obtiendrez les bénéfices sur votre efficacité.
- la sécurité et la confidentialité : vérifiez que l’application chiffre bien les données partagées, notamment si vous échangez des informations sensibles sur votre entreprise ou vos clients.
Tableau comparatif
Pour vous aider à faire votre choix, nous avons récapitulé ci-dessous les principales caractéristiques de chacun des 7 outils collaboratifs en ligne présentés dans cet article.
| Outil | Facilité d’Utilisation | Fonctionnalités | Sécurité et Confidentialité |
| Google Drive | • interface intuitive • intégration à Google Workspace | • 15 Go de stockage • partage et modification de documents en temps réel • intégration avec Google Docs, Sheets, Slides, etc. | • chiffrement des données • authentification à deux facteurs |
| Notion | • interface personnalisable • facile à utiliser après un temps d’adaptation et d’apprentissage | • espace de travail collaboratif • outils de gestion de projets • bases de données • partage de fichiers et stockage | • chiffrement des données • contrôle des permissions pour les équipes |
| Monday.com | • interface utilisateur très visuelle • apprentissage rapide grâce à des modèles prédéfinis | • outils de gestion de projet • suivi des tâches • partage de fichiers | • chiffrement des données • options de sécurité et contrôle des accès |
| Microsoft Teams | • interface utilisateur familière pour les utilisateurs de Microsoft 365 | • messagerie instantanée et appels vidéo • collaboration sur des fichiers | • chiffrement des données • authentification multifacteur |
| Dropbox | • interface utilisateur simple et épurée • apprentissage rapide | • de 2 Go à 15 To de stockage selon le forfait • transfert de fichiers • demandes signatures • création et modification de documents avec Dropbox Paper | • chiffrement des données • options de sécurité avancées pour les entreprises |
| Trello | • interface basée sur des cartes et des tableaux • très visuelle et intuitive | • gestion de projet avec des tableaux et des cartes • collaboration en temps réel | • chiffrement des données • options de contrôle des permissions |
| Box | • interface claire et organisée • intégration facile avec Microsoft 365 et Google Workspace | • stockage illimité • partage de fichiers • création et modifications de notes en temps réel • signature électronique | • chiffrement des données • options avancées de gestion des accès et des permissions |
| Slack | • interface moderne et intuitive | • messagerie instantanée, appels audio et vidéo • canaux de discussion thématiques | • chiffrement des données • options de sécurité avancées pour les entreprises |
Google Drive, Box, Notion, Slack… Les outils collaboratifs en ligne sont nombreux et proposent chacun leurs propres avantages. Que vous soyez freelance ou à la tête d’une entreprise de plusieurs salariés, ils peuvent réellement contribuer à l’accélération de votre croissance, à condition de choisir l’outil le mieux adapté à vos besoins.
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