Si la certification Qualiopi fait aujourd’hui partie du paysage de la formation professionnelle, elle n’en reste pas moins un poids pour de nombreux organismes de formation. D’ailleurs, la DARES (Direction de l’Animation de la recherche, des Études et des Statistiques) estime dans une étude que 48 % des prestataires de formation non-certifiés auraient laissé de côté la marque de certification qualité à cause de sa complexité.
Pourtant, ne pas être certifié pourrait à terme impacter le chiffre d’affaires d’une structure de formation. En effet, en renonçant à Qualiopi, elle renonce notamment aux financements par fonds publics et mutualisés dédiés à la formation professionnelle.
Vous souhaitez vous faire certifier, mais vous manquez de temps ou de compétences en interne ? Découvrez comment un office manager mêle expertise et polyvalence pour vous apporter son aide à la certification Qualiopi.
Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi a été mise en place avec la loi Avenir Professionnel de 2018. Elle a pour objectif principal de garantir la qualité des prestations de tout organisme de formation. Ainsi, elle s’applique aussi bien aux actions de formation, qu’aux prestations de bilans de compétences, ou encore aux parcours de VAE (Validation des Acquis d’Expérience).
Cette certification qualité offre trois avantages principaux au centre de formation qui l’obtient :
- l’accès aux fonds publics et mutualisés comme le Compte Personnel de Formation (CPF) ou par les Opérateurs de Compétences (OPCO) ;
- le renforcement de la crédibilité de l’entreprise, car Qualiopi certifie la qualité de son offre de formation ;
- l’engagement du centre de formation dans une démarche d’amélioration continue pour toujours répondre au mieux aux besoins de ses stagiaires.
Pourquoi se faire accompagner pour la certification Qualiopi ?
L’obtention du précieux sésame se fait à la suite d’un audit initial mené par un organisme certificateur comme Afnor Certification ou Bureau Veritas Certification. L’auditeur vérifie à cette occasion la conformité de l’organisme en se basant sur le Référentiel National Qualité (RNQ) et ses 32 indicateurs. Tout l’enjeu est donc de réunir en amont toutes les preuves et documents nécessaires pour répondre à chacun de ces indicateurs. Un processus chronophage et parfois complexe pour les professionnels non-initiés.
Ainsi, si l’accompagnement à la certification Qualiopi n’a rien d’obligatoire, faire appel à un professionnel peut en revanche vous permettre de gagner beaucoup de temps. En effet, celui-ci maîtrise déjà le référentiel qualité sur le bout des doigts, ainsi que les attentes des auditeurs. Grâce à son expertise, il sait vous expliquer les exigences spécifiques de chaque indicateur et vous aider à y répondre. Ainsi, il vous accompagne dans le pointage, le rassemblement et l’organisation de tous les documents à fournir. En outre, recevoir l’aide d’un expert pour la certification Qualiopi vous permettra surtout de vous sentir plus serein et préparé le jour de l’audit.
Aide à la certification Qualiopi : 5 avantages à faire appel à un office manager
Gestion de projet, organisation, gestion administrative… Un office manager possède toutes les compétences professionnelles pour vous accompagner dans vos démarches de certification.
1. L’office manager : un expert de l’administratif
Armé de son expérience, il vous aide à classer de manière efficace tous vos dossiers de formation. De plus, grâce à ses compétences en informatique, il crée pour vous des documents indispensables pour l’audit, comme :
- des modèles pour des éléments de preuve obligatoires ;
- un système de management de la qualité contenant toute votre stratégie de préparation à l’audit de certification.
De plus, il peut aussi vous accompagner dans la mise en place d’outils pour digitaliser vos formations. Une manière efficace de simplifier vos processus et de gagner en productivité.
2. Une intervention polyvalente
Encore parfois méconnu de certaines entreprises, le métier d’office manager regroupe de multiples tâches, certaines opérationnelles et d’autres plus stratégiques. On le compare d’ailleurs souvent à un véritable couteau-suisse ! Ainsi, se faire accompagner par un office manager pour la certification Qualiopi vous permet de lui déléguer en parallèle d’autres missions urgentes ou chronophages. Aide comptable, RH, sociale ou encore événementielle, il dispose de nombreuses compétences pour vous faire gagner du temps au quotidien.
D’autre part, un office manager peut aussi intervenir sur des projets de plus grande ampleur comme le développement d’une démarche RSE ou la gestion de la politique d’amélioration continue. Des projets qui participent à renforcer la valeur de votre certification Qualiopi et à faire évoluer votre structure vers toujours plus de qualité.
3. Une aide à la certification Qualiopi grâce à un plan d’actions personnalisé
Grâce à sa polyvalence, l’office manager connaît en général bien mieux votre structure que tout autre consultant Qualiopi. En effet, par sa vision plus globale de l’entreprise, il maîtrise déjà ses enjeux et ses spécificités. Il peut ainsi vous proposer un accompagnement totalement personnalisé selon votre situation et vos besoins spécifiques.
4. Un accompagnement sur le long terme
Quand une entreprise entre dans une démarche qualité comme Qualiopi, son engagement ne s’arrête pas à l’audit initial. Au contraire, c’est même le début du processus d’amélioration continue. Il est alors essentiel de continuer d’utiliser quotidiennement le système de management de la qualité créé pour la certification. Cela est indispensable pour maintenir la conformité de l’organisme aux exigences du référentiel de certification. Et ainsi être prêt pour l’audit Qualiopi de surveillance ou de renouvellement le moment venu. Collaborer avec un office manager freelance sur le long terme vous permet alors de garantir le suivi des procédures mises en place et continuer à répondre aux critères de qualité.
5. Une aide aux demandes de financements par fonds publics
L’accès aux fonds publics et mutualisés implique aussi des démarches administratives rigoureuses. Heureusement, un office manager est encore une fois à même de vous aider.
Il peut par exemple vous accompagner dans le montage de votre dossier d’inscription pour la plateforme EDOF afin d’être référencé sur Mon Compte Formation.
Il vous aide ainsi à créer votre espace EDOF. Il renseigne alors avec vous toutes les informations concernant votre organisme et regroupe tous les documents à fournir. Après validation de votre inscription par la Caisse des Dépôts, un office manager peut aussi vous accompagner dans :
- la création de votre catalogue de formations ;
- la gestion des dossiers d’inscription ;
- les règlements sur la plateforme.
Les étapes de l’accompagnement à la certification Qualiopi
Afin de mettre de votre côté toutes les chances de réussite à l’audit Qualiopi, le processus d’accompagnement doit suivre un certain nombre d’étapes indispensables :
- réaliser un diagnostic de votre organisme, de ses offres et de son fonctionnement ;
- mettre en parallèle les résultats avec le Référentiel National Qualité pour analyser les forces de votre organisme de formation et ses axes d’amélioration prioritaires ;
- définir une feuille de route et mettre en place les actions correctives ;
- sensibiliser les équipes internes et les prestataires externes aux exigences du référentiel de certification et aux bonnes pratiques à implanter ;
- préparer l’audit : rassembler les preuves à fournir, choisir le meilleur moyen pour les présenter et anticiper les questions de l’auditeur.
La certification Qualiopi est un gage de qualité devenu primordial pour assurer la pérennité d’un organisme de formation. Toutefois, le processus pour l’obtenir peut parfois inquiéter les structures novices. C’est pourquoi, chez Digital Agency, nous avons décidé d’utiliser nos compétences pour vous apporter toute l’aide nécessaire à la certification Qualiopi.
Vous êtes à la recherche d’un accompagnement complet pour obtenir votre certification Qualiopi ? Découvrez nos services et contactez notre équipe pour demander un devis.
