Apparu il y a une dizaine d’années aux États-Unis, le métier d’office manager n’est toujours pas très clair pour beaucoup d’entreprises françaises. Fréquemment confondu avec le poste d’assistant(e) de direction, il adopte pourtant un positionnement beaucoup plus stratégique. Pour comprendre ce qu’un office manager peut réellement apporter à votre entreprise, découvrez son rôle en détails et les différentes missions qu’il peut prendre en charge.
Office Manager : un métier polyvalent et évolutif
Le métier d’office manager est plus présent dans les petites et moyennes entreprises que dans les grandes structures. De manière générale, il est responsable du bon fonctionnement de l’entreprise et se positionne comme le bras droit du dirigeant. Son travail lui permet ainsi de gagner en efficacité et de lui faire bénéficier de sa vision extérieure.
Si la frontière avec le métier d’assistant(e) de direction est souvent floue, c’est bien parce que les deux postes partagent des missions similaires, notamment au niveau administratif. Toutefois, les responsabilités peuvent varier en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise. Le poste d’office manager devient modulable selon les besoins réels de l’entreprise. Ainsi, il peut être amené à piloter des projets complets ou adopter une position plus stratégique auprès des dirigeants.
Les conditions de travail et les missions d’un office manager sont multiples. C’est pourquoi, la polyvalence et la flexibilité sont des qualités essentielles pour réussir dans ce type de métier. En effet, un office manager peut aussi bien accompagner une entreprise en présentiel ou à distance. Il peut aussi être embauché en tant que salarié permanent ou en tant qu’office manager freelance. Ce choix dépend principalement de la quantité des missions à réaliser et de leur récurrence.
Un soutien administratif : mission principale de l’office manager
De manière générale, un office manager supervise les tâches administratives courantes de l’entreprise. Il apporte son soutien sur des missions quotidiennes comme la gestion du courrier, des mails, des agendas, ainsi que l’organisation de réunions. La fiche de poste d’un office manager comprend aussi la plupart du temps la gestion des services généraux de l’entreprise.
En outre, ce précieux collaborateur peut prendre en charge des missions de pré-comptabilité. Il vérifie alors les factures clients et fournisseurs, traite les notes de frais, programme les paiements, etc. Il travaille en étroite collaboration avec le cabinet d’expertise comptable de l’entreprise afin de s’assurer de la conformité des documents comptables.
De plus, l’office manager agit en véritable intermédiaire entre les différents services, mais aussi avec les équipes dirigeantes. Il assure ainsi une bonne communication des informations en interne et auprès des acteurs externes (fournisseurs et prestataires).
La gestion de projet au cœur du métier d’office manager
Au-delà de missions administratives, l’office manager peut apporter son expertise en matière de gestion de projet. Avec une vision plus globale, il peut ainsi avoir plus de responsabilités et mener des projets comme :
- le pilotage des ressources humaines : coordination des entretiens d’embauche, intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des dossiers RH ;
- le suivi du budget et des finances : tenue des registres financiers, suivi des tableaux de bord, participation à l’élaboration des budgets ;
- la communication externe et digitale : pilotage de la refonte d’un site web, coordination des prestataires externes, gestion du déploiement de la stratégie digitale ;
- l’organisation d’événements comme des séminaires, team-buildings ou encore déplacements professionnels.
L’office management, un rôle à la dimension stratégique
Dans certaines entreprises, l’office manager travaille aux côtés des dirigeants et intervient dans des changements profonds au sein de l’entreprise. Ainsi, selon son expertise, il accompagne les structures dans l’évolution de leurs process et de leur structuration.
Il peut notamment participer à la digitalisation des outils de l’entreprise. Grâce à son expérience, l’office manager propose et aide à mettre en place des outils de gestion de projet, de visioconférence, des plateformes numériques administratives, etc.
Parmi les missions de l’office manager, un collaborateur qualifié peut par ailleurs accompagner l’entreprise dans ses démarches de labellisation. Pour un organisme de formation, il s’assure de la conformité des process au label Qualiopi. Il prépare les différents audits qualité. Il guide aussi son entreprise dans l’amélioration de sa démarche RSE.
Enfin, le rôle d’un office manager est souvent couplé à celui de Chief Happiness Officer. Garant du bien-être des salariés au travail, il participe à des projets de restructuration pour améliorer la productivité des collaborateurs.
Bien que plutôt récent, le métier d’office manager prend de plus en plus d’importance dans les entreprises françaises. Véritable soutien à la vie quotidienne de l’entreprise, il accompagne également les TPE et PME dans leur structuration et leur développement stratégique.
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